En dårlig PowerPoint stjæler billedet og forhindrer dine tilhørere i at huske, hvad du siger. Her er tre råd til at lave bedre PowerPoints.
Du sidder i et halvmørkt lokale foran en skærm med en hvid flade, en stor bunke sorte bogstaver og en hulens masse grafer og komplicerede diagrammer. Du forsøger at fokusere, men langsomt mærker du din kollegas stemme glide længere og længere i baggrunden. Du forsøger at få mening ud af de slides, der skinner dig i øjnene, men der er for meget, det er for komplekst, det er for rodet. Langsomt, men sikkert. Indtræder. Død. Ved. PowerPoint.
Power on/off
Når vi rådgiver om præsentationsteknik, dukker frustrationerne ved PowerPoint altid op som noget af det første. Der er mange forskellige meninger om det, men én ting er altid fælles: Alt for mange oplever, at deres tilhørere lider under PowerPoint. Derfor får du her tre råd til, hvordan du kan gøre dine præsentationer bedre. Uanset om du holder oplæg for kollegaer, kunder eller samarbejdspartnere. Din PowerPoint skal hjælpe dig, ikke stjæle hovedrollen. Det sikrer du bedst ved at følge disse tre råd:
Hvor mange slides? Hvor stor vægt lægger du på slides? Kan vi sende dig slides? Sådan lyder det fra mange af de deltagere, der skal holde oplæg på vores kurser. Det er meget rimelige spørgsmål, men de er også symptomer på en misforståelse, der desværre er overalt, nemlig at en præsentation eller et oplæg er lig med en
PowerPoint-præsentation. Det interessante i et hvilket som helst oplæg er ikke dine slides, men hvad du gerne vil fortælle. Derfor skal du lægge tanken om slides væk så længe som muligt.
Forbered dig på, hvad du vil sige, før du overhovedet åbner PowerPoint. Tegn dine slides i stedet for at lave dem i programmet. På den måde bliver det centrale dine tanker, ikke din PowerPoint.
Vi holder oplæg og præsentationer for at opnå effekten af det mundtlige rum. For at kunne se folk i øjnene, påvirke dem, overbevise dem med vores argumenter, gode eksempler, kropssprog, nærvær, entusiasme, stemmes variation og meget mere. Og her drejer det sig ikke så meget om mængden af data og information, men om at få data og information til at sidde fast hos modtageren. At få folk til at mærke vores pointe.
For det første kan mennesker ikke multitaske. Jo mere vi undersøger hjernen, jo mere finder vi ud af, at vi ikke kan gøre to ting på én gang. Og her er en fundamental pointe for PowerPoint: Tekst og talte ord bliver behandlet på tilnærmelsesvis samme måde i hjernen. Derfor kan vi ikke læse samtidig med, at vi lytter. Vi kan skifte lynhurtigt mellem de to indtryk, men i det splitsekund, vi skifter, forstår vi hverken det ene eller det andet. Det betyder også, at store mængder tekst opsat på en slide er ganske forvirrende, hvis oplægsholderen læser teksten for hurtigt op, eller publikum ikke får tid til at læse i tavshed.
For det andet vil enhver modtager af kommunikation have svært ved at holde fokus i mere end cirka 20 minutter ad gangen uden variation. Hjernen kæmper med at fordøje de nye informationer og samtidig sortere i alle de andre impulser, der ræser rundt i det interne kredsløb – hasteopgaverne på resten af dagens to do-liste, aftensmaden, weekendens planer og så videre. At sidde stille gennem et 45 minutters oplæg i halvmørke med en lysende skærm i hovedet får os simpelthen til at falde i søvn. Vi leder efter variation hos oplægsholderen og i de virkemidler, hun eller han anvender. Derfor ånder mange af os lettet op, når der pludselig bliver skrevet på tavlen. Når der bliver vist et videoklip, der eksemplificerer en pointe. Når vi bliver spurgt om emnet og aktivt tvinges til at relatere oplægget til vores egen metier og opgaverne på skrivebordet.
Hvis dine slides ikke hjælper modtageren til at forstå din pointe, så skal de væk! Hvis dine slides giver mening for sig selv, så er der ingen grund til, at du skal sige noget. Send dem til modtagerne i stedet og spar begge parter for spildt tid. Vi holder et oplæg og anvender PowerPoint for at tydeliggøre det, vi siger. Derfor skal du ikke være bekymret for, om folk forstår dine slides, men kun være bekymret for, om du kan forklare dine slides.
Hvad skal jeg så gøre, når mine kollegaer forventer at få tilsendt mine slides inden mødet, spørger du måske? I virkeligheden efterspørger de ikke de slides, du har tænkt dig at anvende, men nogle helt andre med langt mere tekst, for uden store mængder tekst giver de enkelte slides ingen mening. Du kan overveje at sende dem et godt, gammeldags notat med den
baggrundsinformation, de har brug for. Du kan også tilføje tekst til notefeltet på dine egne PowerPoint-slides og huske at understrege, at præsentationen skal ses som en del af det oplæg, du ser frem til at holde for dem.
Slides skal være pæne og flotte, for ellers har de ingen effekt. Chefen sender slides tilbage, hvis de ikke er flotte, og medarbejdere sidder og nørkler med detaljer i timevis for at få slides til at overholde en usagt, æstetisk dimension; gerne baseret på skabeloner udformet af et konsulentbureau, ledelsen har valgt.
Vi har intet imod pæne slides, men ofte er slagsiden, at budskabet drukner, fordi vi fokuserer på form og glemmer indhold. De to ting skal gå hånd i hånd – og gerne med vægt på det klare, modtagertilpassede budskab, der understøtter det talte ord. Tidsforbrug på den pæne slide som decideret kontraproduktivt. Det er prikken over i’et, ikke selve fundamentet, der gør, at dine tilhørere synes, oplægget er interessant. Hvis du har fokus på dine modtagere, et klart budskab, gode argumenter, en gennemtænkt struktur og viser entusiasme, kan du klare det meste. Også uden en PowerPoint.
Gennemslagskraft
Når strømmen går, skal dit oplæg grundlæggende være så godt, at du kan nå i mål og overbevise dine tilhørere, selvom du ikke har PowerPoint som hjælpemiddel. Undgå at dit budskab drukner i dine slides. Stik hovedet frem og se dine tilhørere i øjnene. Lige dér, hvor oplægsholderen hører til. Det giver dig større gennemslagskraft og gør, at dine tilhørere husker og agerer på dit budskab. I sidste ende, er det jo dét, det hele handler om.
