VELUX: Kortere beslutningsoplæg, bedre beslutninger

Udfordringen

Cirka én gang om måneden går VELUX’ projektledere ind i ”løvens hule”: et stage gate-møde, hvor topdirektører beslutter, om et udviklingsprojekt skal videre (GO), tilbage til flere test (RE-CYCLE) eller stoppes (KILL). Fem dage før mødet får beslutningstagerne et beslutningsnotat. Men:

• de centrale budskaber druknede i tekniske forklaringer og forbehold
• notaterne var ofte 20–30 sider – for lange til at blive læst
• indstillingerne var ikke skåret til efter ledernes behov
• projektlederne trådte ikke i karakter, når de præsenterede

Vores løsning

Vi trænede projektlederne i fire spørgsmål:

• Hvordan skærer vi teksten til, så det vigtigste for beslutningstagerne kommer først?
• Hvordan bruger vi tidligere delbeslutninger aktivt i argumentationen?
• Hvordan bruger vi data og forbehold som en del af argumentationen?
• Hvordan svarer vi overbevisende på kritiske spørgsmål og holder hovedet koldt under pres?

Resultatet

• Kortere beslutningsoplæg med fokus på det, beslutningstagerne skal vide
• Mere effektive stage gate-møder med færre deltagere
• Projektledere, der træder i karakter: ”From project manager to project leader”
• Mod til at slå dårlige projekter ihjel – og dermed hurtigere vej til markedet for de gode

Præsentationer og møder

Samarbejdet blev udvidet med to engelsksprogede kurser for VELUX’ medarbejdere: Present with Impact og Lead and Facilitate Effective Meetings. Begge kurser startede med en selvevaluering, et kort webinar og forberedende læsning, efterfulgt af to kursusdage med oplæg, øvelser, videooptagelser og individuel feedback – og en skriftlig opfølgning bagefter.

• Present with Impact: præsentationer, der fanger beslutningstagerne, med klare budskaber og en troværdig fremtoning.
• Lead and Facilitate Effective Meetings: hvorfor vi mødes, mødets roller og troværdighed, en effektiv opstart, faciliteringsværktøjer, vanskelige spørgsmål og virtuelle møder.
• Forankring: Deltagerne forberedte en dagsorden til et rigtigt møde og aftalte opfølgning med en kollega og deres leder, så redskaberne blev brugt efter kurset.