Ministerier og styrelser: Notater og indstillinger, der hjælper ministeren og ledelsen

Udfordringen

I et ministerium bliver der skrevet tusindvis af sager om året. I Undervisningsministeriet alene 4.000–5.000 ministersager – og en chef har ofte 5–10 minutter til at læse en sag, tit tidligt om morgenen eller på farten. Notater og indstillinger skal derfor være korte, præcise og skrevet med modtageren for øje – uden at gå på kompromis med fagligheden.

Vores løsning

Vi starter altid hos ledelsen. Hvad kendetegner en god sag i netop jeres hus? Hvad skal en indstilling indeholde, og hvordan bestiller man den? Derefter træner vi medarbejderne i at skrive efter de kriterier.

• Beskæftigelsesministeriet: I fire år underviste vi i ministeriets kursus ”Skriv godt” for departementet, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Arbejdstilsynet og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø – bygget på ministeriets skabeloner og direktionens sprogguide.
• Sundhedsdatastyrelsen: Interviews med den øverste ledelse, et redskabskursus for ledere om bestillinger og feedback, todageskurset ”Skriv bedre notater og indstillinger” og et overbygningskursus med ekstra træning og feedback.
• Undervisningsministeriet: Interviews med chefer i departementet og Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, efterfulgt af fem heldagskurser i sagsfremstilling med opfølgning.

Kurserne bygger på forskning i skriveprocesser, modtageranalyse og argumentation – og på husets egne skabeloner.

Resultatet

Medarbejderne skriver kortere og mere præcist, ledelsen får sager, der er nemmere at træffe beslutninger på, og huset får et fælles sprog for den gode sag. I Undervisningsministeriet ønskede deltagerne, at alle kolleger og chefer skulle på kurset – så alle kender de samme modeller.

”Dialogen. Stort engagement fra både underviser og deltagere.”

— Deltager, Beskæftigelsesministeriet

Vi har også trænet medarbejdere i bl.a. Forsvarsministeriet, Finansministeriet, Statens Administration, Digitaliseringsstyrelsen, Domstolsstyrelsen og Socialstyrelsen.