Når projektledere tilpasser sine beslutningsoplæg til beslutningstageres behov og ikke viger tilbage for at udfordre vante tankemønstre, hjælper de organisationen med at træffe bedre beslutninger.

I gennemsnit én gang om måneden går projektledere i VELUX’ produktudvikling ind i ”løvens hule”. Her møder de blandt andre flere af firmaets topdirektører for at gøre status på udviklingsprojekters fremdrift. Beslutningstagere skal afgøre, om et projekt skal leve videre (GO), sendes tilbage for flere test (RE-CYCLE) eller helt opgives (KILL). 5 dage inden mødet modtager mødedeltagerne et beslutningsnotat fra projektlederen. Her præsenteres indsamlet data, resultater af testforsøg mm., og projektlederen anbefaler en beslutning.

Udfordring: De involverede projektledere har alle ingeniørbaggrund og er dygtige til, sammen med deres ”koordinatorer”, at samle de nødvendige data til beslutningsoplæggene. De har ligeledes god rutine i at skrive notater, og processen understøttes af forskellige skabeloner. Alligevel udgør beslutningsnotaterne ikke et optimalt afsæt for beslutningsprocessen:

  • Centrale budskaber og anbefalinger ”drukner” ind imellem i tekniske forklaringer og detaljerede forbehold.
  • Notaterne er så lange, at gate-keeperne ikke får dem læst (ofte 20-30 sider).
  • Konkrete indstillinger til ledelsesbeslutninger er ikke tilstrækkeligt skåret til i forhold til ledernes behov, eller også fremgår de ikke klart nok af notatet.
  • Projektlederne træder ikke i karakter, når de præsenterer projekterne for beslutningstagere.

 

Løsningen vi sammen designede

⦁ Hvordan skærer vi en tekst til, så det vigtigste (for beslutningstagerne) kommer først?
⦁ Hvordan bruger vi de del-beslutninger, som beslutningstagere allerede har truffet tidligere i processen, som en aktiv del af vores argumentation?
⦁ Hvordan arbejder vi med data og forbehold som en del af vores argumentation?
⦁ Hvordan svarer vi overbevisende på kritiske spørgsmål og holder hovedet koldt under pres?

 

Hvad kom der ud af det?

Organisationen:

  • har fået redskaber til at effektivisere deres stage gate-møder – kortere beslutningsoplæg og færre deltagere
  • kan komme hurtigere på markedet med innovative produkter – hvis de fokuserer på, hvilket problem et projekt løser og har modet til at ”slå dårlige projekter ihjel”
  • kan tage projektledelse til det næste niveau: “From project manager to project leader”

Projektlederne:

  • har effektiviseret deres skriveprocesser (som en del af projektledelsen), særligt når de skriver beslutningsnotater
  • kommunikerer klarere på skrift – ved at prioritere tekniske detaljer og skære unødvendige præmisser fra
  • skriver kortere beslutningsoplæg med fokus på, hvad beslutningstagerne har behov for at vide – for at kunne træffe beslutninger på et tilstrækkelig oplyst grundlag