Hvordan skriver en embedsmand en god sagsfremstilling, således at ministeren efterfølgende kan tage den bedste beslutning?

Moderniseringsstyrelsen ønskede at fokusere på 2 problemstillinger:

  • Hvordan skriver man en sagsfremstilling, der ikke er for videnstung og detaljeret, men stadig grundig nok til at modtageren (direktions- eller ministerniveau) kan tage den bedste beslutning.
  • Embedsmænd i Moderniseringsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen har en høj faglighed og stor viden indenfor hver deres område. Denne viden danner grundlag for anbefalinger i sagsfremstillingen. Men hvordan skriver man den gode sag uden at gå på kompromis med sin faglighed, og med øje for modtager og den forskydning, der ofte er i tid og organisationsniveau?

 

Løsningen vi sammen designede

Vi arbejdede med to perspektiver:

  • At inddrage ledelsen og få deres ord på den gode sagsfremstilling – hvad skal den indeholde, hvor lang skal den være og hvordan skal den formuleres. Desuden tydelighed omkring, hvordan man bestiller en god sag og giver respons i skriveprocessen – ikke efter.
  • At gøre medarbejderne mere bevidste om skriveprocessen, og hvordan de bedst muligt bruger opdragsgiver. Fokus på implementering af nye skrivevaner via en hands-on tilgang med konkrete skriveværktøjer. 

 

Hvad kom der ud af det?

Lederne deltog på værktøjskurser for at få det samme begrebsapparat som medarbejderne. De har også fået et styrket indblik i, hvordan deres rolle spille ind, både når bestillingen gives, men også i responsprocessen. Ingen god sag uden en god bestilling. Medarbejderne har arbejdet med og kan nu anvende konkrete værktøjer på følgende områder:

  • Klar skriftlig kommunikation - hav altid formålet for øje
  • Modtagerorienteret – hvem skriver du til, og hvornår læser de det?
  • Troværdighed – strategisk arbejde med specialistkommunikation uden at gå på kompromis
  • Argumentation – skarp vinkling og på modtagerens præmisser